Ocupar el rol de una secretaria/o en el rubro de Salud es una tarea que puede abarcar diferentes aspectos. Puede desempeñar su actividad en un centro de salud, geriátricos, en la guardia de una clínica u Hospital, en un consultorio particular, en el sector de Admisiones, en un centro de odontología o en una empresa de ART.
Para ejercer el rol del secretariado médico se destacan algunas características que deben cumplirse. Es fundamental ser organizada/o, metódica/o. Toda la información que maneja esta persona es de carácter confidencial, ya que se considera información sensible. Desde una receta hasta informes de diagnóstico, se deben tener conocimientos generales sobre el sistema de salud, saber interpretar cualquier prescripción médica, desde una interconsulta, una orden de laboratorio, órdenes para solicitar medicamentos de manera particular a través de una prepaga o una obra social, hasta una orden de intervención Quirúrgica.
Entre las tareas del secretariado médico podemos nombrar:
Diagramación de agenda médica, recepción de pacientes, fichado, gestión de reclamos, consultas e informes, creación de turnos presenciales u on-line.
En algunos casos se puede necesitar la organización de historias clínicas, facturación electrónica, control de trabajos de laboratorio dependiendo de la especialidad incluso control y seguimiento de insumos médicos.
El secretariado médico implica que la persona que ocupa ese rol tiene que tener nociones de las prestaciones que brindan las prepagas y obras sociales y las normas operativas y legales vigentes que las conforman. Existen cientos de convenios con estas entidades que demarcan las pautas de cómo van a trabajar, los procedimientos que se deben cumplir para una correcta facturación y qué prestaciones que se van a ofrecer. Estar al tanto de toda la documentación necesaria a presentar para poder asesorar al paciente/afiliado y que pueda hacer uso de su prestación correspondiente es obligación para el/la secretario/a médico/a. Una vez recibida la documentación del afiliado se debe chequear y admitir o rechazar en base a las condiciones que estén establecidas y saber ordenarla para luego presentarla en cualquiera de estas entidades para su posterior liquidación.
Quien ocupe el lugar del secretariado médico ante todo tiene que ser minuciosa en su trabajo para evitar la mayor cantidad de errores; en cuanto a la documentación se debe tener la habilidad de separar esta información que se recepciona.
La separación de esta información depende del servicio de prestaciones que ofrecen. Puede ser de una prepaga, de una obra social que maneja diferentes condiciones como bonos, cupones y copagos. Podrían también trabajar en el sistema público en donde está presente el estado, es decir en los hospitales.
Los hospitales públicos tienen un procedimiento distinto para el circuito de Facturación.
El área del secretariado médico se compone en gran parte de gestiones administrativas, armados de facturación, llevar el control de archivos, etc. Es importante que manejen buenas relaciones interpersonales ya que trabajarán en conjunto con otros profesionales de la salud, auditores, médicos, enfermeros, auxiliares, técnicos.
El/la secretario/a además de cumplir con sus tareas debe tener una postura empática hacia el paciente para acompañarlo en las dudas que surjan.
En casi todas las entidades de salud cuentan con algún sistema digital, un software de gestión para poder llevar un control centralizado de toda la información de manera segura.
En el día a día cuando diagramamos la agenda de un Médico que puede o no estar incluido en software que nombramos anteriormente debemos tener en cuenta algunas cuestiones, por ejemplo: los pacientes de primera vez ya que como el profesional no los conoce va a necesitar más tiempo para indagar más en su consulta. En caso de tener algún procedimiento planificado, saber cuánto tiempo es necesario. Es sumamente importante la comunicación ya que las/los secretarias/os son nexos entre los pacientes y los profesionales.